Pasos de aplicación de Gemba

Se refiere al entorno de trabajo donde se aporta valor a los procesos, allí donde se realizan operaciones de transformación del producto.

Gemba, tanto puede ser en procesos productivos, donde transformamos una materia prima, en procesos administrativos, en los cuales aportamos valor mediante la transformación de información, en procesos logísticos, en los que almacenamos y distribuimos materiales, en procesos healthcare, que pretenden atender pacientes, etc.

Dentro de la filosofía de trabajo Lean Management, Gemba es un concepto altamente extendido en las organizaciones. De hecho, juntamente con los términos Muda, que significa actividad de No Valor Añadido o derroche, y Kaizen, que significa Mejora Continua, la palabra Gemba forma parte de los tres conceptos básicos que cualquiera de los equipos de trabajo debería utilizar a diario.

El concepto Gemba marca su filosofía de trabajo, su modelo, una manera de actuar que debe formar parte del ADN de sus equipos, desde directivos hasta operarios de producción.
Para qué sirve:

Metodología para solucionar problemas del día a día. El objetivo principal del Gemba es encontrar problemas y buscarles soluciones teniendo muy en cuenta las opiniones de los operarios.

Pasos de aplicación de Gemba:

Observa los hechos, luego pregunta por qué las cosas pasan como pasan. La caminata Gemba se basa en hechos. ¿Qué sucede en el lugar de trabajo? ¿Cuántas personas están sobrecargadas y cuántas están sin hacer nada?

Paso 1: Notifica al equipo lo que harás con anticipación

La mayoría de los practicantes están de acuerdo en que es bueno que el equipo sepa con antelación que se hará una caminata Gemba. No para ponerles presión adicional o causarles algún comportamiento atípico o forzado, sino para que entiendan que el propósito de Gemba es la observación del funcionamiento del proceso tal y como se lleva a cabo regularmente. ¡Hazle saber al equipo que estás abierto a la conversación!

Paso 2: Prepárate

Es una buena idea tener un plan, teniendo en cuenta a cuáles aspectos del proceso les prestarás atención, que preguntas te gustaría preguntarle al equipo, qué información estás buscando. Aún y cuando no sería posible saber siempre las respuestas a esas preguntas, ¡Todo esto se hace con la finalidad de evitar que salgas a caminar por la fábrica o el piso de oficinas sin ningún objetivo en particular!

El mejor lugar para empezar, a la hora de planear tu Gemba, es enfocarse en el Flujo de Valor si lo conoces, sigue el flujo de valor en cada uno de sus pasos por toda el área de producción, para encontrar oportunidades de mejora, y si aún no lo has mapeado, Gemba puede ayudarte a hacerlo. Mira lo que sucede en los pasos del proceso que trae valor a tus clientes, y aprende como hacer que el trabajo sea más fácil y efectivo directamente de los miembros del equipo.

Paso 3: Ve a dónde se está efectuando el trabajo para observarlo.

Lo más importante aquí es ir al lugar donde se efectúa el trabajo y observar, para tener una mejor idea al verlo por ti mismo. A pesar de que éste es el paso clave en el proceso, tal y como se indica – no necesariamente deberá ser lo primero que hagas, si piensas en los mejores resultados posibles.

Paso 4: Respeta a la gente, no juzgues

Algo importante que se debe evitar es juzgar a los trabajadores. Las caminatas Gemba no son una excusa para espiar a los empleados que duermen en el trabajo, por muy negativo que esto sea. Un líder en una caminata Gemba debería preguntarse ¿Por qué la gente se duerme en el trabajo? ¿Están trabajando de más?, ¿O no tienen asignaciones? Respetar a quienes trabajan contigo o para ti es sólo uno de los puntos en los que Gemba y las metodologías Ágiles se alinean perfectamente. La caminata Gemba debería darte una mejor perspectiva respecto a lo que ya viste en tu tablero Kanban. Si hay cuellos de botella en tu tablero, deberías encontrarlos en la práctica.

Paso 5: Tómate un momento para reconocer la diferencia entre la mesa de y la mente de un desarrollador - ¿Dónde se da el Gemba?

Sin menospreciar el valor de visitar la oficina del equipo de desarrollo para ver en qué andan y pedirles sus opiniones sobre el funcionamiento del proceso, ya que esto te dirá mucho sobre si el proceso funciona o no, en algunos casos vas a conseguir más información viendo el tablero Kanban del equipo. Esto se debe a que el Tablero Kanban se terminará convirtiendo en la mayoría de los casos en la representación de una caminata Gemba del lugar de trabajo para procesos basados en conocimiento.

En escenarios de casos de uso creativos e intangibles, tales como el desarrollo de software, la creación de contenido, o gran parte de la investigación académica, mientras la gente se sienta en sus lugares de trabajo establecidos, el proceso de trabajo en sí, suele darse en sus mentes, no en sus mesas. Aquí es donde un tablero Kanban visual realmente ayuda, presentando todo el proceso en pasos, permitiéndote echarle un ojo al flujo de valor, para ver en qué etapa se encuentran, cuál es la parte que genera más dificultades, donde se necesitan más recursos, etc.

Paso 6: Saca conclusiones y haz cambios

Si se omite este paso, entonces tu Gemba se resumirá a una invasión al espacio de trabajo del equipo. Una vez hayas aprendido cómo funcionan, qué obstáculos enfrentan, y que se interpone en el camino del flujo de valor, crear un plan de acción para cambiar eso. Asegúrate de que el plan sea tan detallado como sea necesario, para que los cambios sean posibles de implementar. No te quedes con: exigir más atención sobre respecto a cómo se prueba el código. Sé específico, establece metas concretas, y hazles un seguimiento.

Por esto, tiene sentido limitar tus Gemba a un aspecto del trabajo por cada sesión – de otro modo el plan de acción se hará demasiado grande para ser manejado y no habrá cambios. Es mejor hacer un proceso lento de cambios incrementales que una revolución que dañe la moral, la producción y las ganancias de un solo golpe.

¿Qué se debe buscar?

Aunque no hay una forma correcta e infalible de hacer una caminata Gemba, aquí hay algunos puntos clave que pueden ser de ayuda si les prestas atención:

• ¿El trabajo se ejecuta de forma estandarizada o la gente solo toma sus tareas aleatoriamente?
• ¿Cuán claro es el entorno de trabajo? ¿Cuán ordenado se encuentra? Y ¿Con qué frecuencia los trabajadores chocan con objetos que no deberían estar allí o que no estaban planeados? Esto aplica tanto en entornos físicos como virtuales - ¿Los empleados tienen que lidiar con un montón de información irrelevante para encontrar lo que buscan?
• ¿El entorno de trabajo es seguro? O ¿Existen accidentes potenciales esperando a suceder? ¿Los desarrolladores junior tienen acceso a tu código de producción? ¿Los documentos y datos privados se tienen guardados en gabinetes sin llave? Etc.
• ¿Hay mucho movimiento sin que se produzcan resultados? Busca desplazamientos innecesarios, caminatas, reuniones, o reportes.
• Habla con los trabajadores, interésate. ¿Por qué hacen lo que hacen? ¿Cuáles son los problemas que experimentan y que no se ven a simple vista? ¡Si, a veces simplemente tienes que preguntar!
• ¿Hay mucho tiempo libre en el proceso? ¿Cuánto tiempo pasa la gente esperando a que pasen cosas, a que se termine el paso anterior del proceso, a que se autorice una tarea, etc.?
• ¿Los trabajadores esperan por las máquinas o las máquinas esperan por los trabajadores? Lo segundo es aceptable, pero lo primero jamás. Darle al equipo acceso a herramientas rápidas y robustas no es solo retórica que busca atraer nuevos empleados a la compañía – es necesario que mantengas tu proceso lo más eficiente y libre de frustraciones posible.
• ¿Las áreas designadas están claramente identificadas? O, en el caso de un escenario basado en conocimiento - ¿El acceso a la información está disponible y al alcance de los trabajadores? ¿Saben a dónde ir en busca de información o a quién preguntarle en caso de necesitar asistencia?
• Hagas lo que hagas, no envíes a tus subordinados a observar por ti. Como líder, debes estar ahí, donde tu producto se hace, viendo lo que sucede. Probablemente ahorrarás un montón de dinero gracias a las mejoras con las que estás contribuyendo, y podrías llegar a conocer mejor a tu equipo. ¡Disfruta la caminata!